Temat ryczałtu za noclegi wraca jak bumerang, szczególnie w kontekście składek ZUS oraz podatku dochodowego. Zwróćmy uwagę, że ryczałt należy się nie tylko osobom będącym w podróży służbowej, ale również kierowcom, którzy nie mają zagwarantowanego noclegu. Co wszyscy przedsiębiorcy powinni wiedzieć o ryczałcie?
Czym jest ryczałt za nocleg?
Na początku wyjaśnijmy, czym w ogóle jest ryczałt za nocleg? Otóż jest to nic innego, jak wynagrodzenie w zamian za niezapewnienie pracownikowi noclegu. Ryczałt dotyczy pracowników, którzy przebywają w podróży służbowej oraz bardzo często również zawodowych kierowców. Rozporządzenie bardzo dokładnie określa, kiedy ryczałt się pracownikowi należy, a kiedy nie. Jest to bardzo istotne chociażby na gruncie podatku dochodowego czy składek ZUS. Otóż pracownik, który pozostaje w podróży służbowej, powinien mieć zapewniony nocleg. Dotyczy to tych podróży, które trwają powyżej 6. godzin oraz odbywają się w godzinach 21:00, a 7:00. Wtedy też pracodawca musi zapewnić pracownikowi miejsce do spania. Najczęściej nie decyduje się on na wypłatę ryczałtu. Wręcz przeciwnie – zapewnia pracownikowi nocleg w hotelu bądź w innym miejscu, w którym można spokojnie wypocząć. Problematyczna w kontekście ryczałtu jest bowiem jego kwota. Wynosi ona jedynie 45 zł. Trudno wyobrazić sobie, że za tak małe pieniądze znajdziemy dziś wygodne miejsce do spania. Ryczałt należy się pracownikowi tylko wtedy, gdy nie dostarczy on faktury za nocleg, na przykład w hotelu. Oczywiście musi on przebywać w podróży służbowej w wyżej wymienionych godzinach. Kwota 45 zł jest całkowicie zwolniona z opodatkowania podatkiem dochodowym oraz ze składek ZUS. Pracodawca może oczywiście wypłacić pracownikowi wyższą kwotę, jednak w takim przypadku nadwyżkę musi opodatkować i oskładkować. Nieżyciowe przepisy, w tym kwota ryczałtu sprawiają, że pracownicy rzadko kiedy porzucają nocleg w hotelu na jego korzyść. Dzieje się tak głównie wtedy, gdy pracownik ma możliwość nocować u kogoś bliskiego, na przykład u rodziny. Wtedy też, zamiast hotelu, wybiera dla siebie ryczałt.
Ryczałt, a koszt dla pracodawcy
Wielu pracodawców zastanawia się, czy wypłacony ryczałt może stanowić koszt uzyskania przychodu? Otóż zarówno ustawa, jak i interpretacje podatkowe mówią, że może. Niemniej jednak należy spełnić kilka, bardzo ważnych warunków. Przede wszystkim ryczałt musi być wypłacony pracownikowi, który nie przedstawił potwierdzeń płatności za nocleg. Innymi słowy oznacza to, że pracodawca nie zapewnił pracownikowi miejsca noclegowego. Jeśli pracownik miał zapewniony nocleg, a pomimo tego otrzymał ryczałt, to nie może stanowić on kosztów uzyskania przychodu. Co więcej, ryczałt ten będzie stanowił przychód pracownika, który należy objąć również składkami ZUS. Aby kwota ryczałtu mogła stanowić koszty pracodawcy, musi ona zostać wypłacona pracownikowi. Niedopuszczalne jest, aby zaliczyć ryczałt do kosztów i nie wypłacić go osobie uprawnionej. Ryczałt za nocleg może stanowić koszt uzyskania przychodu, jeśli dotyczy on pracowników firmy. Czasami bowiem jej właściciele również udają się w podróż służbową. O ile faktura za nocleg może być podstawą naliczenia kosztu, o tyle właściciel firmy nie ma prawa do tego, aby wypłacić sobie ryczałt za nocleg. Nieco inaczej sprawa wygląda w przypadku osób zarządzających firmą. Jeśli pozostają one w stosunku pracy, to ryczałt za ich nocleg może stanowić koszt uzyskania przychodu. Co ważne, ryczałt należy się tylko osobom, które pozostają w stosunku pracy. Nie dotyczy on tych, którzy zatrudnieni są na podstawie umów cywilnoprawnych.
Ryczałt kierowców – co dalej?
Bardzo burzliwą kwestią jest wypłacanie ryczałtu kierowcom zawodowym. Takie osoby bardzo często spędzają noc poza domem, zatem muszą gdzieś spać. Teoretycznie pracodawca może zapewnić im nocleg w kabinie samochodu ciężarowego. Niemniej jednak kierowcy bardzo często żądają dodatkowo wypłacenia ryczałtu za nocleg. Czy mają do tego prawo? W tej kwestii wyroki sądów nie są jednoznaczne. Dotychczas pracodawcy powoływali się na przepisy dotyczące podróży służbowych. Uznawali więc, że kwota 45 zł jest jak najbardziej zasadna. Tymczasem sądy coraz częściej stoją na stanowisku, że przecież kierowcy nie pozostają w podróży służbowej, gdy są w trasie. Wykonują wtedy normalną pracę. Fakt, iż znajdują się poza miejscem zamieszkania, wynika z jej specyfiki. Jeśli więc kierowca nie jest w podróży służbowej, to nie możemy wypłacać mu stawek z nią związanych. Problem w tym, że nie istnieje żadne rozporządzenie, które wskazywałoby na wysokość wypłat dla kierowców. Możemy więc przyjąć, że pracodawcy powinni uregulować tą kwestię we własnym zakresie, w regulaminie pracy. Pozostaje jednak pytanie, jaka stawka będzie adekwatna oraz w kierowcy w ogóle należy się jakikolwiek ryczałt? Dotyczy on bowiem wyłącznie pracowników, którzy pozostają w podróży służbowej. Bezpieczniej będzie więc zapewnić kierowcom nocleg, zamiast decydować o wypłacie ryczałtu. Pamiętajmy, że każda nieuzasadniona przepisami wypłata podlega oskładkowaniu i opodatkowaniu.
